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Dokumentenmanagement und Customer Relation-Ship
Die meisten Argumente für oder gegen den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems sind in den meisten Unternehmen bereits lange diskutiert und die Zielsetzungen weitgehend bekannt: Dokumentenmanagement soll Zeit sparen und den innerbetrieblichen Umgang mit Dokumenten beschleunigen. Nicht selten jedoch stellt sich dabei heraus, dass die Anforderungen der Betriebe an derartige Systeme so unterschiedlich sind wie deren Anzahl. Und nicht zuletzt wird vor allem in kleineren Betrieben aus Kostengründen ganz auf die elektronische Archivierung verzichtet.

Weiteres, wenn nicht wesentliches Manko der meisten Archivierungssysteme ist die Tatsache, dass alle Informationen, die später zur Recherche benutzt werden sollen, irgendwie in das System gelangen müssen. Folglich wird an dieser Stelle zusätzlicher Verwaltungsaufwand produziert.

logic systems beschreitet im Dokumentenmanagement neue Wege. Erster Ansatz ist, dass alle Informationen, die letztendlich in einem solchen System gespeichert werden, bei der Erstellung bekannt sind. Dazu zählen z.B. der Typ des Dokumentes, über wen, an wen oder über was geschrieben wurde, zu welchem Projekt das Dokument gehört u.v.m.. Daneben gilt es, ein System möglichst nahe an den Bedürfnissen und der Größe der Unternehmung auszurichten, und dies gilt natürlich zuletzt auch für den Preis.

Skalierbares Dokumentenmanagement ist das Schlagwort, eine Sammlung aus anpassungsfähigen Grundmodulen, bestehend aus Assistenten zur Grundidee ist, dass alle Module ineinander greifen und dabei ein Grundsystem bilden, welches innerhalb eines Unternehmens angepasst und jederzeit erweitert und ergänzt werden kann. Dabei werden Informationen genutzt, die entweder an irgendeiner Stelle im System entstehen oder definiert werden, oder die der Administrator zwingend vorgibt. Auf diese Art und Weise reduziert sich der Aufwand zur manuellen Eingabe von Daten für die spätere Ablage des Dokumentes erheblich. Weiterhin merkt sich das System spezifische Einstellungen des Dokumentes, wie z.B. den Drucker, auf dem gedruckt werden soll oder die Papierschächte für den Papiereinzug. Zahlreiche lästige Zusatzarbeiten entfallen einfach.

Und beim Preis? Nicht jedes Unternehmen braucht gleich Mega-Server mit Mega-Software zur Realisierung eines Dokumentenmanagement-Systems. Auch hier heißt Skalierung: Anpassung an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens mit der Option, mit der Unternehmensgröße und den Leistungsansprüchen innerhalb des Unternehmens wachsen zu können. Und durch die offene Architektur ist selbst die Nutzung eines bestehenden Datenbanksystems in der Regel möglich.

In der kleinsten Version arbeiten Sie mit einer Access basierten Lösung, die keine weiteren Folgekosten verursacht. Für größere Unternehmen ist schon eher eine serverbasierte Datenbank wie der SQL Server oder Oracle sinnvoll, und sofern Ihr Unternehmen über mehrere Standorte verfügt, können Sie die Daten auch über mehrere Server replizieren. Durch die Remote-Verwaltungsunterstützung ist der Betrieb pflegeleicht und selbst das Einrichten oder Ändern der Datenbank ist über Scripte kinderleicht durchzuführen.

Das skalierbare Dokumentenmanagement-System Logic Office ist erhältlich als 32- Bit Version für nahezu alle aktuellen Windows Plattformen.

1. Dokumentenerstellung

  • Auswahl der an diesem Arbeitsplatz in dieser Arbeitsgruppe für alle gemeinsam verfügbaren Dokumentvorlagen
  • Vorauswahl für internationale Dokumentvorlagen mit sprachspezifischer Auswahl von Dokumenten, Textbausteinen und Absender / Autoreninformationen.
  • Auswahl von Textbausteinen zu einem vorgegebenen Vorgang. Die Textbausteine können ohne großen Aufwand vom Anwender selbst angepasst werden, sofern er dafür die Berechtigung besitzt.
  • Verknüpfung des Dokumentes mit einer Anschriftendatenbank, die nicht nur die Anschrift des Empfängers, sondern ggf. auch Informationen über den Empfänger oder eine dritte Person zur Verfügung stellt. Typische Anwendung (z.B.): - Berichtswesen - Bescheinigungen / Formulare - Arztbriefe in Krankenhäusern. Auswahl von Autorenbausteinen und Schlussformeln, Betreff und Anrede.
  • Neue Anschriften können sofort in die Datenbank aufgenommen werden.
  • Dokumente können an eine Person, Firma, eine Kombination aus beiden oder an einen externen oder hausinternen Verteiler adressiert werden.
  • Automatische Erstellung des Dokumentes mit den vorgegebenen Inhalten: Firmenlogo an beliebiger Position im Kopf des Dokumentes. Anschriftenfeld nach Postnorm, Anschrift bei Bedarf aus einer Datenbank. Absenderangabe bei Bedarf frei gestaltbar an beliebiger Position. Textblock als vordefinierter Textbaustein oder als freier Text. Grußformel am Ende des Dokumentes. Fußzeile am Ende der ersten Seite. Logos werden nur für den Druck eingemischt und nicht gespeichert. Speicherung dokumentenspezifischer Parameter mit dem Dokument.
  • Überarbeiten bereits bestehender Dokumente und nachträgliche Empfänger-Verknüpfung
  • Erstellung manueller, automatischer oder verknüpfter Seriendruckdokumente ohne jegliche Vorkenntnisse.
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2. Dokumentenspeicherung

  • Übernahme aller bekannten Informationen über das Dokument in die Datenbank.
  • Projektspeicherung
  • Monatsverzeichnisse
  • Wiedervorlage
  • Vergabe von Kennwörtern für den Dokumentenzugriff sowie Schreibschutz
  • Mehrfache / Cross-Over Zuordnung eines Dokumentes zu unterschiedlichen Projekten.
  • Anzeige von Informationen über das zu speichernde Dokument.
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3. Dokumentendruck

  • Ausgangspunkt ist der bekannte Druckdialog.
  • Getrennte Einstellung der Druckoptionen für Originale, Kopien und Durchschriften
  • Permanente Verknüpfung der Einstellungen mit dem Dokument. Anhängen von Textbausteinen an den bestehenden Text. Einmischen von Logos und Fußzeilen.
  • Auswahl des jeweiligen Druckers für eine bestimmte Dokumentenseite.
  • Festlegen des Briefumschlageinzugs für die jeweiligen Drucker. Permanente Verknüpfung mit dem Drucker.
  • Auswahl der Papierschächte für Erste Seite sowie Folgeseiten. Berücksichtigung von Duplexdruck. Permanente Verknüpfung mit dem Dokument.
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4. Dokumentenrecherche

  • Anzeige der zuletzt erstellten Dokumente des jeweiligen Anwenders. Anzeige der verfügbaren Informationen über das Dokument oder eine Dokumentenvorschau.
  • Suche nach Text in Datei-Info-Optionen, Volltext-Recherche in der Datenbank, Volltext-Recherche in den vorhandenen Dokumenten. Suche nach Erstelldatum, Ersteller, Änderungsdatum, ändernde Person, Projekt, Wiedervorlagedaten, Dokumententyp u.v.m.
  • Suche nach Projektzuordnungen.
  • Suche in einer bestehenden Verzeichnisstruktur
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Zentrale Administration

  • Zentrale Administration aller Funktionen über ein Administrationsprogramm. Definition der Anwender und Abteilungen incl. Zugriffsrechten
  • Definition von zentralen Pfadeinstellungen
  • Einrichten der Verknüpfungen von Dokumenten zu Logo- und Fußzeilen
  • Definition des Dokumententyps und Methodik der Dokumentenerstellung
  • Zuweisen von Dokumentvorlagen zu Anwendern und Abteilungen
  • Vorgabe von Standardeinstellungen
  • Remote-Installation und Pflege
  • Datenbank-Replikation
  • Dokument- / Adress- Import / Export
  • Datenbankupdate und -wartung
  • Adress- und Dokumenthistorie
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Anschriftendatenbank

  • Zentrale Verwaltung des Adressdatenbestandes incl. weiterer adressrelevanter Informationen.
  • Auswahl von Verteilern, Gruppen und Projekten. Cross-Over Zuordnung von Personen zu Firmen und umgekehrt sowie untereinander
  • Verwaltung zahlreiche marketingrelevanter Daten wie Mailings, Produktinteresse, Gesprächen oder Kundengeschenken.
  • Historie
  • Erstellen von Verteilern und Filtern für den Seriendruck
  • Direkter Druck von Serienbriefen, Etiketten, Listen etc. aus dem Adress-Bestand
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